要达到预期的参展招商目的，前期准备至关重要。前期准备主要涉及如下几个方面： 
     
    （一）招商信息发布。在展会开幕前一个月，通过各种渠道将企业参展信息告诉经销商。展会熙熙攘攘，经销商选择代理产品针对性不强，先期将信息传递给经销商，可以起到先入为主的作用。招商信息要突出产品的卖点、市场潜力，并告之企业展位。发布途径主要由两种：向已知客户寄发邀请函和媒体广告发布，农用化学品比较有效的媒体有《农药市场信息》、《全国农资市场信息》、《农药快讯》、《全国农资农技信息》、《供销商情农资导刊》等。 
     
    （二）招商资料制作。招商资料是以文字的形式介绍农化企业的缘起、背景、产品情况、销售政策、市场管理制度、终端建设策略，让经销商全面了解企业、产品及市场运作思路，增进合作信心。这些资料主要包括企业画册、销售管理手册、产品手册。好的招商资料应制作精美，设计与品牌风格相吻合。农化企业可将这些资料综合在一起，制作成多媒体光盘，以作招商现场演示，有条件的企业如已拍摄影视广告，可剪辑制作成VCD。 
     
    （三）展位设计。展位是企业的脸面，好的展位设计能让人对品牌产生良好的第一印象，并在展会现场获得高度关注，为招商创造有利条件。 
     
    一般来说，展位的设计水平与招展效果成正比，随着企业对展会招商重要性认识的提升，企业逐渐抛弃“一桌两椅式”的简单展位组合，开始在展位设计方面下大功夫，花几十万进行布展的现象越来越普遍。目前企业采用较多的是特装展台和拉网展架两种形式。市场一线品牌基本上都会进行特装布展，即根据展位面积、位置和周围环境设计展位，采用木质材料进行现场组装，总体费用都在十几、二十万左右。特装布展虽然成本高，且不能重复利用，但发挥空间大，能充分营造良好的展示氛围，在气势上给观众以震撼。在去年举行的第十九届全国植保会上，江苏红太阳、山东绿丰、上海艾科思等知名品牌的展位设计都给人留下了深刻印象。实力较弱的公司一般都选择成本较低、可重复使用的拉网展架，即可折叠的支架辅以喷涂精美的形象图片，拉网展架整体线条流畅，不必拘泥于传统的三面围板式结构，能较为突出地展示公司形象，传递产品信息，价格适宜，便于携带，用完拆卸折叠后，一人就可以搬运，十分适合长途运输，但因在气势上很难与特装展位相比，所以在设计上更要巧用心思，制造出良好的视觉效果，充分考虑声、光、电、色彩的综合使用。展位设计装搭最好在展会举办城市请专业展览工程公司实施。 
     
    （四）参展人员培训。目前国内缺乏懂展览的人才，尤其是在企业很少有专门的负责展会招商的人员，参展工作人员基本上是从各个部门临时抽调，因此事前进行统一培训就显得非常重要。培训内容包括企业知识、产品知识、谈判技巧、销售政策及相关的营销知识，对于农化企业而言，应该注意介绍市场现状、销售渠道组建方式、主要竞争对手等。培训的一个重要目的就是要鼓舞士气，让参展人员尤其是缺乏经验的新手树立自信，能够从容应对客户。 
     
    （五）物料准备。比起以上所需各项，展会所需物料相对琐碎，但如能提前准备好，到时能省去不少麻烦，有备无患。如人员通讯录，收集客户名片的名片盒，各种辅助工具（如剪刀、胶水、绳头、胶纸带、插座、音响、饮水机、纸杯等等），物料提前准备好，可以使展会现场工作有条不紊。